所谓分级管理是指将合同行为按照一定标准（如合同金额、合同标的、合同期限、付款时间等）进行划分，再区别进行管理。以合同销售金额为例，公司可销售金额在1000元以下的合同，可由具体业务人员负责审核、签署，而1000元以上的合同行为须由公司代表人审核。这种管理模式的优势在于可对业务人员适当放权，减少公司管理层的工作量，同时公司又能将风险控制在较低范围内。
所谓归口管理是指公司内部应当建立相应集中管理公司合同文本、控制合同进度的相应机构（或由相关部门兼负起这个职能）。合同管理机构负责将公司所有合同文本、往来、传真件原件、凭证、送货凭证的原件及业务人员的《业务报表》进行统一保管。
公司合同归口管理的必要性在于：可实现公司合同文本的集中、统一管理，不致发生合同原件的散落、遗失；便于公司负责人及时了解公司全部合同的进展情况；便于集中审查公司业务人员的业务进展情况，也有利于对公司业务人员实现业绩考核。
承办人负责制度设计的目的在于确保公司每笔合同都有相应的专门负责人跟进，不致发生遗忘及业务人员责任不清、相互扯皮现象。业务承办人工作应当具有相应的连续性、稳定性，从每笔业务开始，注意审查对应客户的主体资格、资信状况、对应客户授权代表（或业务代表）的权限范围；合同签署后负责跟进合同生效期限、货物发放签收情况、货款进帐情况、往来资料的收集等事项；纠纷发生后还应配合公司负责人、公司法律顾问进行相关诉讼、仲裁活动。
此外，业务承办人还应定期（如以每月为例）将手头工作进帐情况向公司负责人书面汇报（如以《工作月报表》形式），《工作月报表》内容应当包括：截至本月经手合同数量、合同编号、对应客户、发货情况、应付款情况、实付款情况、逾期付款、对方联系方式、其他说明事项等。公司负责人签阅后退还承办人，承办人再将公司负责人签阅后的《工作月报表》交归口管理机构存档、保管。
承办人负责制度可与公司岗位责任制度建设相结合，如业务承办人应将所有资料原件（如：合同文本、、挂号凭证、传真件、公司负责人签阅的《工作月报表》等等）交归口管理机构存档，自己可保留相应的复印件，或需要使用时到归口管理机构借阅；归口管理机构人员负责定期向业务人员索要近期资料；业务承办人员应及时就货款进帐情况与财务人员沟通，财务人员应及时将货款进帐情况予以反馈等；遇有对应客户逾期付款状况的，业务承办人应及时与财务人员沟通制作《对帐单》前往对帐，财务人员应予积极配合等。
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